3.
Suatu perbuatan menggandakan atau
memperbanyak dokkumen sesuai dengan kebutuhandengan menggunakan alat penggandaan sehingga diperoleh hasil yang sama
dengan dokumenaslinya
1.2
Fungsi
Penggandaan
Setiap
organisasi yang besar atau kecil dengan tujuan yang berbeda-beda, tentu didalamnya tedapat bagian yang melaksanakan tugas
pokok dan bagian-bagian lain yangmelaksanakan
tugas penunjang. Salah
satu yang melaksanakan tugas penunjang adalah bagian penggandaan. Adapun fungsi bagian penggandaan bagi suatu kantor, antara lain :
- Memberikan pelayanan memperbanyak
dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas rutin
- Memberikan pelayanan memperbanyak
dokumen, untuk bagian-bagian lainnya
- Memberikan pelayanan memperbesar
atau memperkecil tulisan atau gambar, dari dokumen, sesuai keinginan
pimpinan
- Bertanggung jawab atas pekerjaan
yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya
- Memberikan pelayanan sesegera
mungkin secara optimal
1.3 Macam -
macam Mesin Penggandaan
Maraknya teknologi digital memberi pengaruh besar terhadap
kecepatan pekerjaan bagi suatu kantor, terutama pekerjaan kantor yang
berhubungan dengan penggandaan dokumen, misalnya alat pengganda yang mampu
mengirim tetapi dapat juga menerima, sekaligus mengkopi langsung semua dokumen
yang dikirim.
Mesin
pengganda banyak macamnya, antara lain :
I.
Mesin
fotocopy biasa, yakni : suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau
ilustrasi dengan menggunakan
cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik statis.
II.
Mesin
rissograph, yakni : mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar dengan
menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat merubah
warna sesuai keinginan.
III.
Mesin
stensil, yakni : suatu alat pengganda dokumen dengan menggunakan sheet stensil,
koreksilak.
1.
Mesin Fotocopy
Dalam materi ini, anda
akan mempelajari satu macam alat pengganda, yakni mesin fotocopy, dan anda perlu mengetahui
terlebih dahulu sejarah fotocopy. Pada tahun 1939 seorang ahli fisika Amerika
Serikat bernama Chester F. Carison, menemukan proses duplikasi naskah dengan
menggunakan energi listrik statis.
Proses ini diberi nama xerography yang berarti tulisan kering, dari bahasa Yunani,
lalu mesin ini diberi nama xerox.
Ada beberapa jenis
ukuran alat fotocopy antara lain :
a) Mesin fotocopy kecil (Portable),
Ciri-cirinya antara lain : mudah dijinjing, kecepatan menyalin 5-10 lembar per
menit, dengan ukuran kertas A4 (210 x 297 mm)
b) Mesin fotocopy sedang (standar), berat
mesin ± 70 kg kecepatan menyalin 15-25 lembar per menit, dengan ukuran kertas
A3 (297x420 mm) dan B4 (257x364 mm)
c) Mesin fotocopy besar, berat mesin di atas 70 kg kecepatan
menyalin minimal 3 lembar per menit, dapat memperbesar dan memperkecil, menggandakan pada
kertas berwarna, serta dilengkapi dengan alat sortir papan dokumen otomatis.
Bagian – Bagian mesin
fotocopy, antara lain :
1. Tutup asli (original
cover, original holder, platen cover). Berfungsi untuk menutup atau
memegang lembaran asli yang akan dicopy.
2. Kaca tempat
asli (original glass). Berfungsi untuk meletakkan lembar asli, pada
bagian tepi kanan terdapat skala yang perbangkal pada titik tengah. Skala ini
berfungsi untuk mengatur lembaran asli agar tepat pada posisi tengah.
3. Papan tempat
asli (original tray, original support). Berfungsi untuk meletakkan lembar
asli yang belum dicopy atau yang sudah dicopy.
4. Tombol on–off (on-off
switch, power switch). Berfungsi untuk menghidupkan dan mematikan mesin.
5. Papan hasil
penggandaan (copy tray). Berfungsi sebagai tempat penampung hasil
penggandaan
6. Kerangka mesin.
Pada mesin tertentu di bagian samping terdapat tutup mesin yang mudah dibuka
untuk mengganti tinta, memperbaiki kertas yang menggulung roll dan service
mesin.
7. Papan kertas
untuk operasi manual (by pass feed table, manual feed table, by pass base).
Berfungsi untuk operasi manual atau memasukkan kertas copy satu per satu.
8. Baki kertas
kaset (cassette). Papan kertas untuk mendapatkan penggandaan (salinan).
Tiap baki memuat 250-500 lembar kertas dengan ukuran sendiri-sendiri, seperti :
A4, A3, B4 dan B5.
Mesin fotocopy besar dilengkapi juga dengan beberapa bagian lagi, yakni :
1. Lembar kertas. Untuk
menempatkan persediaan kertas copy
2. Papan dokumen otomatis.
Untuk memasukkan dokumen/lembar asli secara otomatis, sangat bermanfaat untuk
menggandakan lembar asli yang banyak
3. Papan penyortir (sorter).
Untuk memisah-misahkan hasil penggandaan yang terdiri dari lembaran asli yang
banyak dengan salinan yang banyak pula. Sorter ini terdiri atas 10 rak dan
20 rak
4. Papan kertas besar (large
capacity). Untuk meletakkan kertas dalam jumlah banyak, dapat menampung
sampai 1.000 lembar kertas dengan ukuran A4 dan B4
Pengoprasian Mesin
Fotocopy :
a) Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON.
b) Letakkan kertas pada kaca tempat foto
copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat
di tengah.
c) Dengan menekan tombol pengatur hasil
copy.
d) Tekan tombol jumlah hasil penggandaan
yang dikehendaki.
e) Tekan
tombol cetak (start).
Cara
merawat dan membersihkan mesin Fotocopy :
1)
ketika
membersihkan segala jenis item elektronik atau listrik, harap selalu pastikan
Anda cabut dulu. Bahkan jika Anda tidak menggunakan cairan apapun untuk membersihkan
mesin fotocopy, selalu Bette aman daripada menyesal.
2)
ketika
membersihkan mesin fotocopy sangat penting untuk memiliki kain lembut. Mereka
ini sebagian besar dijual di toko mobil di $ 5 untuk sebungkus sepuluh potong.
Ini adalah apa yang Anda butuhkan. Anda tidak ingin menggaruk mesin atau Anda
akan dalam kesulitan besar!
3)
setelah Anda mulai Anda dapat membersihkan kepala, tutup, dan
sisa mesin dengan alkohol,
pastikan tidak mendapatkannya di dalam mesin. Alkohol lebih aman untuk
membersihkan mesin fotocopy daripada air karena akan menyebar ke udara dan
mengakibatkan konsleting.
2.
Mesin rissograph ( Riso )
Teknologi mesin
terbaru abad ini dengan mekanisme kerja sangat mirip dengan mesin fotokopi
(Photocopy, copier). Mesin cetak Riso menyatukan beberapa proses yang
sebelumnya dilakukan secara manual, misalnya dengan menggunakan Riso Cetak
Gocco sistem atau Gestetner sistem.
Dokumen/naskah asli dipindai (scanning) melalui mesin dan master yang dibuat,
master ini kemudian melilit ke drum dan tinta keluar melalui rongga dalam drum
tinta. Master paper berjalan datar melalui mesin, sementara drum tinta Riso
berputar dengan kecepatan tinggi untuk mencetak setiap teks/gambar ke atas
kertas.
Teknologi sederhana ini sangat bisa diandalkan dibandingkan dengan mesin
fotokopi standar dan dapat mencapai kecepatan yang sangat tinggi (biasanya
120-130 halaman per menit) dan berbiaya sangat rendah. Sebuah umur mesin yang
baik untuk mesin cetak sekelas Risograph dapat mencapai pembuatan sekitar
5.000.000 lembar cetak dan 100.000 lembar master.
Komponen utama master thermal head pada Risograph dibuat oleh perusahaan
Toshiba. Teknologi serupa mesin Risographs diproduksi juga oleh Ricoh,
Gestetner, Rex Rotary dan Nashuatec. Kini, semua merek ini selain Riso, telah
dimiliki oleh Ricoh.
Karena proses tersebut memakai tinta cetak seperti cetak offset - dan tidak
memerlukan panas untuk memperbaiki gambar pada kertas – seperti mesin fotokopi
atau printer laser – output dari risograph dapat dikategorikan seperti materi
cetakan lainnya. Ini berarti bahwa lembar yang telah dicetak dengan risograph
dapat sebanding dengan kualitas printer laser (600 dpi)
Untuk sekolah, klub, perguruan tinggi, politik kampanye dan pekerjaan jangka
pendek lainnya yang perlu dicetak, Risograph menjembatani kesenjangan antara
mesin fotokopi standar dan kemampuan dari mesin cetak komersial (mesin cetak
offset).
Riso MZ seri 2 color, adalah mesin cetak Risograph yang memungkinkan mencetak
dua warna yang bisa dicetak dalam sekali jalan cetak. Riso model terbaru HC
5500, menggunakan kecepatan teknologi ink-jet yang tinggi untuk pencetakan
FulColor Separasi 4 warna sekali jalan cetak dengan volume speed 120 halaman
per menit.
3.
Mesin Stensil
Mesin stensil
tidak lain adalah mesin penghasil dokumen terbentuk lembaran dalam jumlah
banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang disebut dengan stensil
sheet atau sit stensil. Bila dua warna atau lebih diperlukan pada salinan
akhir, stensil yang terpisah harus dibuat dan penduplikasian yang terpisah
harus dijalankan untuk setiap warna.
Duplikator stensil mampu menghasilkan salinan hingga 4000
lembar. Stensil dapat disimpan dan digunakan kembali bila ditangani dengan
baik.
Duplikator stensil kerap dibatasi untuk memproduksi salinan pada kertas isap
yang agak tebal. Model kertas ini cocok untuk jenis laporan, spesifikasi,
daftar harga, tetapi krang cocok untuk catalog dan formulir.
Kita mengenal ada 2 macam mesin stensil, yaitu mesin stensil
manual dan mesi stensil listrik. Terdapat pula model dengan bantalan datar,
yang merupakan jenis duplikator stensil termurah dan memadai bila volume kerja
yang harus dilakukan sedikit.
a) Mesin stensil
manual
Mesin stensil manual yaitu mesin stensil yang cara kerjanya digerakkan
dengan mempergunakan tangan (engkol).
Secara umum, mesin stensil manual memiliki ciri-ciri antara lain:
• Digerakkan dengan tenaga manusia
• Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis
• Tinta yang digunakan adalah tinta berwarna hitam
• Sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner atau
stencil cutter sebagai sheet master.
• Ukuran kertas maksimum ialah folio (8,5 inci x 13 inci)
b) Mesin stensil
listrik
Berfungsi sama seperti mesin stensil manual, yaitu untuk menggandakan warkat
dengan sheet stensil. Penggunaan mesin stensil listrik memiliki beberapa
keuntungan (dibandingkan mesin tik manual) antara lain:
1) Hasil penggandaan tampak lebih bagus
2) Pengoperasian mesin lebih mudah
3) Tinta yang digunakan lebih irit
4) Tenaga yang diperlukan lebih ringan.
Secara garis besar (sampai saat ini)
ditinjau dari penggunaan komponen dan cara kerja mesinnya, mesin stensil ada 3
macam, yaitu:
1) Mesin stensil manual (komponen mekanis dan tenaga
penggeraknya manual)
2) Mesin stensil listrik (komponen mekanis dan tenaga
penggeraknya tenaga listrik)
3) Mesin stensil elektronik (komponen mekanis dan tenaga
penggeraknya tenaga listrik serta dilengkapi dengan panel board yang bekerja
secara otomatis dan system operasinya adalah system elektronis)
Mesin stensil listrik dengan system elektronik
memiliki beberapa kelebihan (dibandingkan dengan mesin stensil listrik biasa)
antara lain:
1)
Penggandaan dapat menggunakan kertas double folio atau double kuarto
2) Dilengkapi dengan lampu-lampu penunjuk operator, hingga memudahkan
dalam pengoperasiannya 3) Panel board yang menyatu, hingga
memudahkan operator
4) Sheet stensil bekas pakai secara otomatis akan masuk ke
dalam
5) Memasang dan melepaskan sheet stensil secara otomatis,
hingga tangan operator tidak kotor
Cara merawat mesin stensil, antara lain :
v
Selalu
dibersihkan dari kotoran yang berupa debu, serbuk kertas dan lain-lain.
v
Diletakkan
pada tempat yang kering dan tidak
terkena sinar matahari langsung.
v
Rol perataan
tinta/cairan (inpression roller) dibersihkan dengan sabun (untuk mesin
stensil jangan menggunakan bensin atau minyak tanah).
v
Kain
penyaring (silk screen) dibersihkan dengan bensin
v
Setelah
dibersihkan, pada bagian yang berputar
diberi minyak pelumas.
BAB 2 DOKUMEN
2.1 Arti
Dokumen
1. Menurut Robert
C. Bogdan seperti yang dikutip Sugiyono
(2005) dokumen merupakan catatan peristiwa yang telah berlalu, bisa berbentuk
tulisan, gambar, karya-karya monumental dari seseorang.
2. Menurut
Guba dan Lincoln Dokumen adalah setiap
bahan tertulis ataupun film, lain dari record, yang tidak dipersiapkan karena
adanya permintaan seorang penyidik.
3. Menurut
Badudu, Jus. Kamus umum Bahasa Indonesia
(1976), Barang tertulis yang disimpan yang sewaktu-waktu dapat dilihat
kembali bila diperlukan.
4. Menurut Poerwadarminta,
W.J.S. Kamus umum Bahasa Indonesia (2007), Sesuatu yang tertulis atau
tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan (seperti akta
kelahiran, surat nikah, surat perjanjian).
5. Menurut
Ensiklopedi Umum (1977), Dokumen
adalah surat, akta, piagam, surat resmi dan bahan rekaman lain baik tertulis
atau tercetak yang memberi keterangan untuk penyelidikan ilmiah, dalam arti
yang luas termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan mengenai
sesuatu hal.
2.2 Jenis – Jenis Dokumen
Dokumen dapat ditinjau dari
beberapa segi, yaitu :
1. Dokumen ditinjau dari segi pemakaiannya
Bila ditinjau dari segi pemakaiannya, dokumen dapat dibedakan atas
4 jenis.
a. Dokumen pribadi, adalah surat-surat yang berharga yang dapat
dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada diri
seseorang. Contoh : Akte kelahiran, STTB, piagam, KTP, SIM, surat nikah, dll
b. Dokumen niaga, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai
sebagai pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada peristiwa jual beli/
dunia perdagangan. Contoh : cek, obligasi, kwitansi, wesel, saham, dll
c. Dokumen sejarah, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai
sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu. Contoh :
Naskah proklamasi, Naskah Sumpah pemuda, Batu bertulis ,dll
d. Dokumen pemerintah adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai
sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi dalam pemerintahan suatu
Negara. Contoh : UUD 45, keputusan presiden, peraturan daerah, dll
2. Dokumen ditinjau dari segi nilai kegunaannya
Dari segi kegunaannya, dokumen
dibedakan atas 4 macam :
a. Nilai penerangan, adalah surat yang digunakan sebagai pembuktian
dalam memberikan informasi pada masyarakat
b. Nilai perdagangan, adalah surat yang digunakan sebagai alat bukti
dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan
c. Nilai yuridis, adalah surat yang dapat digunakan sebagai alat
bukti secara hokum dimuka pengadilan
d. Nilai historis, adalah surat-surat yang dapat digunakan sebagai
alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu .
3. Dilihat dari segi sumbernya dokumen dapat dibedakan atas :
a. Dokumen yang bersumber dari pemerintah, seperti : UU pemerintah, keputusan
presiden, UU perpajakan, peraturan pemerintah ,dll
b. Dokumen yang bersumber dari swasta tetapi mempunyai kekuatan
hukum. Seperti : Akte notaris, visum dokter, dll
c. Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang . seperti
surat perjanjian, surat kontrak, dll
d. Aktifitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan, seperti :
Kliping, kaledeoskop, dll
e. Perseorangan, seperti koleksi keramik Adam Malik, koleksi lukisan
Afandi, dll
4. Dokumen yang ditinjau dari fungsinya
a. Dokumen dinamis, adalah dokumen yang masih dapat dipakai secara
langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.
Dokumen dinamis dapat pula
dibedakan atas :
1). Dokumen aktif adalah dokumen
yang masih dipakai secara terus menerus dalam proses penyelesaian pekerjaan.
2). Dokumen semi aktif adalah
dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun
3). Dokumen in aktif adalah
dokumen yang sudah sangat jarang digunakan
b. Dokumen statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara
langsung dalam pekerjaan kantor.
5. Ditinjau dari segi penelitian
Dibedakan atas 3 jenis :
a. Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi penelitian
langsung dari sumbernya, contoh: paten penelitian, laporan, disertasi, dll
b. Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai
literatur primer, contoh : bibliografi, dll
c. Dokumen tertier, adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai
literatur sekunder, contoh : buku teks, buku panduan literatur dan bibliografi
dari bibliografi.
6. Ditinjau dari segi ruang lingkup dan bentuk fisiknya ..
a. Dokumen literal, adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak,
ditulis, digambar, atau direkam . seperti : buku, majalah, Koran, pita kaset,
film ,dll . titik berat dokumen literal adalah informasi yang terdapat pada
benda. Dokumen literal dibahas secara khusus dalam bidang ilmu perpustakaan .
b. Dokumen corporal , adalah dokumen berwujud benda sejarah. Seperti
benda-benda seni dan benda-benda kuno yang meliputi : keris, arca, batu pualam,
pakaian adat , mata uang kuno ,dll. Dokumen corporal disimpan dalam museum dan
dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman.
c. Dokumen privat, adalah dokumen yang berwujud surat
menyurat/arsip. Bidang penyimpanan surat menyurat ini dipelajari dalam bidang
ilmu kearsipan .