MAKALAH PENGGANDAAN DOKUMEN (setengah jadi)

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang senantiasa memberikan rahmat dan hidayah-Nya serta kesempatan sehingga makalah ini dapat terselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya.

Makalah ini berisikan tentang peralatan kantor yang umumnya telah digunakan oleh setiap perusahaan-perusahaan maupun instansi atau lembaga pemerintahan di bidang administrasi perkantoran. Peralatan kantor merupakan salah satu hal yang sangat penting untuk mempermudah dan mempercepat suatu pekerjaan. Jenis peralatan kantor cukup beragam, namun yang akan kita bahas pada kesempatan ini adalah mengenai peralatan kantor yang digunakan untuk menggandakan dokumen-dokumen,surat-surat,warkat-warkat,dan lain sebagainya.

Dengan demikian penulis memberanikan diri untuk menerbitkan makalah peralatan kantor yang berjudul Mesin Pengganda.Dalam makalah ini akan dibahas mengenai pengenalan bagian-bagian mesin pengganda,jenis-jenis mesin pengganda, pengoperasian mesin pengganda sampai dengan cara perawatan  mesin pengganda.

Mesin pengganda merupakan salah satu alat kantor yang harus dapat dikuasai oleh setiap siswa atau pelajar terutama di bidang keadministrasian.Untuk itu makalah ini bukan saja dapat digunakan oleh para pelajar tapi juga oleh para pegawai-pegawai, karyawan-karyawan kantor bahkan untuk kalangan sendiri atau umum yang berniat untuk membacanya.

Dengan tersusunya makalah Mesin Pengganda ini penulis juga tidak lupa memberikan ucapan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang ikut mendukung, terutama kepada Ibu Andriani Sugiantoro, yaitu Guru mata pelajaran Penggandaan Dokumen, serta orang tua dan teman saya yang selalu mendukung dalam membuat makalah ini.

Mungkin tanpa adanya dukungan dari semuanya makalah ini tidak akan terselesaikan. Kami masih mengharapkan saran maupun kritikan yang bersifat membangun demi kesempurnaan makalah ini. Terimakasih.

                                                                                         

                                                                                          Depok, 09 Desember 2012

                                                                                                        Muthiah Nurul Izzah

BAB 1 PENGGANDAAN

1.1  Arti Penggandaan

Sebelum membahas tentang alat pengganda, terlebih dahulu anda mengetahui arti kata penggandaan, yaitu :

1.      Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Balai Pustaka, ditulis arti kata penggandaan, yakni : proses, cara, perbuatan menggandakan.

2.      Penggandaan juga bisa diartikan sebagai usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa kalidokumen.

3.      Suatu perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokkumen sesuai dengan kebutuhandengan menggunakan alat penggandaan sehingga diperoleh hasil yang sama dengan dokumenaslinya

1.2  Fungsi Penggandaan

Setiap organisasi yang besar atau kecil dengan tujuan yang berbeda-beda, tentu didalamnya tedapat bagian yang melaksanakan tugas pokok dan bagian-bagian lain yangmelaksanakan tugas penunjang. Salah satu yang melaksanakan tugas penunjang adalah bagian penggandaan. Adapun fungsi bagian penggandaan bagi suatu kantor, antara lain :

1. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas rutin
2. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya
3. Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar,  dari dokumen, sesuai keinginan pimpinan
4. Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya
5. Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal

1.3 Macam - macam Mesin Penggandaan

Maraknya teknologi digital memberi pengaruh besar terhadap kecepatan pekerjaan bagi suatu kantor, terutama pekerjaan kantor yang berhubungan dengan penggandaan dokumen, misalnya alat pengganda yang mampu mengirim tetapi dapat juga menerima, sekaligus mengkopi langsung semua dokumen yang dikirim.

Mesin pengganda banyak macamnya, antara lain :

I.            Mesin fotocopy biasa, yakni : suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasi dengan menggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik statis.

II.            Mesin rissograph, yakni : mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar dengan menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat merubah warna sesuai keinginan.

III.            Mesin stensil, yakni : suatu alat pengganda dokumen dengan menggunakan sheet stensil, koreksilak.

1.      Mesin Fotocopy

Dalam materi ini, anda akan mempelajari satu macam alat pengganda, yakni mesin fotocopy, dan anda perlu mengetahui terlebih dahulu sejarah fotocopy. Pada tahun 1939 seorang ahli fisika Amerika Serikat bernama Chester F. Carison, menemukan proses duplikasi naskah dengan menggunakan energi listrik statis.

Proses ini diberi nama xerography yang berarti tulisan kering, dari bahasa Yunani, lalu mesin ini diberi nama xerox.

Ada beberapa jenis ukuran alat fotocopy antara lain :

a)      Mesin fotocopy kecil (Portable), Ciri-cirinya antara lain : mudah dijinjing, kecepatan menyalin 5-10 lembar per menit, dengan ukuran kertas A4 (210 x 297 mm)

b)      Mesin fotocopy sedang (standar), berat mesin ± 70 kg kecepatan menyalin 15-25 lembar per menit, dengan ukuran kertas A3 (297x420 mm) dan B4 (257x364 mm)

c)      Mesin fotocopy besar, berat mesin di atas 70 kg kecepatan menyalin minimal 3 lembar per menit, dapat memperbesar dan memperkecil, menggandakan pada kertas berwarna, serta dilengkapi dengan alat sortir papan dokumen otomatis.

Bagian – Bagian mesin fotocopy, antara lain :

1.        Tutup asli (original cover, original holder, platen cover). Berfungsi untuk menutup atau memegang lembaran asli yang akan dicopy.

2.        Kaca tempat asli (original glass). Berfungsi untuk meletakkan lembar asli, pada bagian tepi kanan terdapat skala yang perbangkal pada titik tengah. Skala ini berfungsi untuk mengatur lembaran asli agar tepat pada posisi tengah.

3.        Papan tempat asli (original tray, original support). Berfungsi untuk meletakkan lembar asli yang belum dicopy atau yang sudah dicopy.

4.        Tombol on–off (on-off switch, power switch). Berfungsi untuk menghidupkan dan mematikan mesin.

5.        Papan hasil penggandaan (copy tray). Berfungsi sebagai tempat penampung hasil penggandaan

6.        Kerangka mesin. Pada mesin tertentu di bagian samping terdapat tutup mesin yang mudah dibuka untuk mengganti tinta, memperbaiki kertas yang menggulung roll dan service mesin.

7.        Papan kertas untuk operasi manual (by pass feed table, manual feed table, by pass base). Berfungsi untuk operasi manual atau memasukkan kertas copy satu per satu.

8.        Baki kertas kaset (cassette). Papan kertas untuk mendapatkan penggandaan (salinan). Tiap baki memuat 250-500 lembar kertas dengan ukuran sendiri-sendiri, seperti : A4, A3, B4 dan B5.

Mesin fotocopy besar dilengkapi juga dengan beberapa bagian lagi, yakni :

1.      Lembar kertas. Untuk menempatkan persediaan kertas copy

2.      Papan dokumen otomatis. Untuk memasukkan dokumen/lembar asli secara otomatis, sangat bermanfaat untuk menggandakan lembar asli yang banyak

3.      Papan penyortir (sorter). Untuk memisah-misahkan hasil penggandaan yang terdiri dari lembaran asli yang banyak dengan salinan yang banyak pula. Sorter ini terdiri atas 10 rak dan 20 rak

4.      Papan kertas besar (large capacity). Untuk meletakkan kertas dalam jumlah banyak, dapat menampung sampai 1.000 lembar kertas dengan ukuran A4 dan B4

Pengoprasian Mesin Fotocopy :

a)      Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON.

b)      Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah.

c)      Dengan menekan tombol pengatur hasil copy.

d)      Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki.

e)       Tekan tombol cetak (start).

Cara merawat dan membersihkan mesin Fotocopy :

1)      ketika membersihkan segala jenis item elektronik atau listrik, harap selalu pastikan Anda cabut dulu. Bahkan jika Anda tidak menggunakan cairan apapun untuk membersihkan mesin fotocopy, selalu Bette aman daripada menyesal.

2)      ketika membersihkan mesin fotocopy sangat penting untuk memiliki kain lembut. Mereka ini sebagian besar dijual di toko mobil di $ 5 untuk sebungkus sepuluh potong. Ini adalah apa yang Anda butuhkan. Anda tidak ingin menggaruk mesin atau Anda akan dalam kesulitan besar!

3)      setelah Anda mulai Anda dapat membersihkan kepala, tutup, dan sisa mesin dengan alkohol, pastikan tidak mendapatkannya di dalam mesin. Alkohol lebih aman untuk membersihkan mesin fotocopy daripada air karena akan menyebar ke udara dan mengakibatkan konsleting.

2.      Mesin rissograph ( Riso )

Teknologi mesin terbaru abad ini dengan mekanisme kerja sangat mirip dengan mesin fotokopi (Photocopy, copier). Mesin cetak Riso menyatukan beberapa proses yang sebelumnya dilakukan secara manual, misalnya dengan menggunakan Riso Cetak Gocco sistem atau Gestetner sistem.

Dokumen/naskah asli dipindai (scanning) melalui mesin dan master yang dibuat, master ini kemudian melilit ke drum dan tinta keluar melalui rongga dalam drum tinta. Master paper berjalan datar melalui mesin, sementara drum tinta Riso berputar dengan kecepatan tinggi untuk mencetak setiap teks/gambar ke atas kertas.
Teknologi sederhana ini sangat bisa diandalkan dibandingkan dengan mesin fotokopi standar dan dapat mencapai kecepatan yang sangat tinggi (biasanya 120-130 halaman per menit) dan berbiaya sangat rendah. Sebuah umur mesin yang baik untuk mesin cetak sekelas Risograph dapat mencapai pembuatan sekitar 5.000.000 lembar cetak dan 100.000 lembar master.

Komponen utama master thermal head pada Risograph dibuat oleh perusahaan Toshiba. Teknologi serupa mesin Risographs diproduksi juga oleh Ricoh, Gestetner, Rex Rotary dan Nashuatec. Kini, semua merek ini selain Riso, telah dimiliki oleh Ricoh.

Karena proses tersebut memakai tinta cetak seperti cetak offset - dan tidak memerlukan panas untuk memperbaiki gambar pada kertas – seperti mesin fotokopi atau printer laser – output dari risograph dapat dikategorikan seperti materi cetakan lainnya. Ini berarti bahwa lembar yang telah dicetak dengan risograph dapat sebanding dengan kualitas printer laser (600 dpi)

Untuk sekolah, klub, perguruan tinggi, politik kampanye dan pekerjaan jangka pendek lainnya yang perlu dicetak, Risograph menjembatani kesenjangan antara mesin fotokopi standar dan kemampuan dari mesin cetak komersial (mesin cetak offset).

Riso MZ seri 2 color, adalah mesin cetak Risograph yang memungkinkan mencetak dua warna yang bisa dicetak dalam sekali jalan cetak. Riso model terbaru HC 5500, menggunakan kecepatan teknologi ink-jet yang tinggi untuk pencetakan FulColor Separasi 4 warna sekali jalan cetak dengan volume speed 120 halaman per menit.

3.       Mesin Stensil
    Mesin stensil tidak lain adalah mesin penghasil dokumen terbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang disebut dengan stensil sheet atau sit stensil. Bila dua warna atau lebih diperlukan pada salinan akhir, stensil yang terpisah harus dibuat dan penduplikasian yang terpisah harus dijalankan untuk setiap warna.
    Duplikator stensil mampu menghasilkan salinan hingga 4000 lembar. Stensil dapat disimpan dan digunakan kembali bila ditangani dengan baik.
Duplikator stensil kerap dibatasi untuk memproduksi salinan pada kertas isap yang agak tebal. Model kertas ini cocok untuk jenis laporan, spesifikasi, daftar harga, tetapi krang cocok untuk catalog dan formulir.
    Kita mengenal ada 2 macam mesin stensil, yaitu mesin stensil manual dan mesi stensil listrik. Terdapat pula model dengan bantalan datar, yang merupakan jenis duplikator stensil termurah dan memadai bila volume kerja yang harus dilakukan sedikit.
a)    Mesin stensil manual
Mesin stensil manual yaitu mesin stensil yang cara kerjanya digerakkan dengan mempergunakan tangan (engkol).
Secara umum, mesin stensil manual memiliki ciri-ciri antara lain:
•    Digerakkan dengan tenaga manusia
•    Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis
•    Tinta yang digunakan adalah tinta berwarna hitam
•    Sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner atau stencil cutter sebagai sheet master.
•    Ukuran kertas maksimum ialah folio (8,5 inci x 13 inci)
b)    Mesin stensil listrik
Berfungsi sama seperti mesin stensil manual, yaitu untuk menggandakan warkat dengan sheet stensil. Penggunaan mesin stensil listrik memiliki beberapa keuntungan (dibandingkan mesin tik manual) antara lain:
1)    Hasil penggandaan tampak lebih bagus
2)    Pengoperasian mesin lebih mudah
3)    Tinta yang digunakan lebih irit
4)    Tenaga yang diperlukan lebih ringan.
Secara garis besar (sampai saat ini) ditinjau dari penggunaan komponen dan cara kerja mesinnya, mesin stensil ada 3 macam, yaitu:
1)    Mesin stensil manual (komponen mekanis dan tenaga penggeraknya manual)
2)    Mesin stensil listrik (komponen mekanis dan tenaga penggeraknya tenaga listrik)
3)    Mesin stensil elektronik (komponen mekanis dan tenaga penggeraknya tenaga listrik serta dilengkapi dengan panel board yang bekerja secara otomatis dan system operasinya adalah system elektronis)

Mesin stensil listrik dengan system elektronik memiliki beberapa kelebihan (dibandingkan dengan mesin stensil listrik biasa) antara lain:
1)    Penggandaan dapat menggunakan kertas double folio atau double kuarto
2)    Dilengkapi dengan lampu-lampu penunjuk operator, hingga memudahkan dalam pengoperasiannya 3)    Panel board yang menyatu, hingga memudahkan operator
4)    Sheet stensil bekas pakai secara otomatis akan masuk ke dalam
5)    Memasang dan melepaskan sheet stensil secara otomatis, hingga tangan operator tidak kotor

Cara merawat mesin stensil, antara lain :

v  Selalu dibersihkan dari kotoran yang berupa debu, serbuk kertas dan lain-lain.

v  Diletakkan pada tempat yang  kering dan tidak terkena sinar matahari langsung.

v  Rol perataan tinta/cairan (inpression roller) dibersihkan dengan sabun (untuk mesin stensil jangan menggunakan bensin atau minyak tanah).

v  Kain penyaring (silk screen) dibersihkan dengan bensin

v  Setelah dibersihkan, pada bagian  yang berputar diberi minyak pelumas.

BAB 2 DOKUMEN

2.1 Arti Dokumen

1. Menurut Robert C. Bogdan seperti yang dikutip Sugiyono (2005) dokumen merupakan catatan peristiwa yang telah berlalu, bisa berbentuk tulisan, gambar, karya-karya monumental dari seseorang.

2. Menurut Guba dan Lincoln Dokumen adalah setiap bahan tertulis ataupun film, lain dari record, yang tidak dipersiapkan karena adanya permintaan seorang penyidik.

3. Menurut Badudu, Jus. Kamus umum Bahasa Indonesia (1976), Barang tertulis yang disimpan yang sewaktu-waktu dapat dilihat kembali bila diperlukan.

4.  Menurut Poerwadarminta, W.J.S. Kamus umum Bahasa Indonesia (2007), Sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan (seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian).

5. Menurut Ensiklopedi Umum (1977), Dokumen adalah surat, akta, piagam, surat resmi dan bahan rekaman lain baik tertulis atau tercetak yang memberi keterangan untuk penyelidikan ilmiah, dalam arti yang luas termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan mengenai sesuatu hal.

2.2 Jenis – Jenis Dokumen

                Dokumen dapat ditinjau dari beberapa segi, yaitu :

1. Dokumen ditinjau dari segi pemakaiannya

Bila ditinjau dari segi pemakaiannya, dokumen dapat dibedakan atas 4 jenis.

a. Dokumen pribadi, adalah surat-surat yang berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada diri seseorang. Contoh : Akte kelahiran, STTB, piagam, KTP, SIM, surat nikah, dll

b. Dokumen niaga, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada peristiwa jual beli/ dunia perdagangan. Contoh : cek, obligasi, kwitansi, wesel, saham, dll

c. Dokumen sejarah, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu. Contoh : Naskah proklamasi, Naskah Sumpah pemuda, Batu bertulis ,dll

d. Dokumen pemerintah adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi dalam pemerintahan suatu Negara. Contoh : UUD 45, keputusan presiden, peraturan daerah, dll

2. Dokumen ditinjau dari segi nilai kegunaannya

Dari segi kegunaannya, dokumen dibedakan atas 4 macam :

a. Nilai penerangan, adalah surat yang digunakan sebagai pembuktian dalam memberikan informasi pada masyarakat

b. Nilai perdagangan, adalah surat yang digunakan sebagai alat bukti dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan

c. Nilai yuridis, adalah surat yang dapat digunakan sebagai alat bukti secara hokum dimuka pengadilan

d. Nilai historis, adalah surat-surat yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu .

3. Dilihat dari segi sumbernya dokumen dapat dibedakan atas :

a. Dokumen yang bersumber dari pemerintah, seperti : UU pemerintah, keputusan presiden, UU perpajakan, peraturan pemerintah ,dll

b. Dokumen yang bersumber dari swasta tetapi mempunyai kekuatan hukum. Seperti : Akte notaris, visum dokter, dll

c. Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang . seperti surat perjanjian, surat kontrak, dll

d. Aktifitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan, seperti : Kliping, kaledeoskop, dll

e. Perseorangan, seperti koleksi keramik Adam Malik, koleksi lukisan Afandi, dll

4. Dokumen yang ditinjau dari fungsinya

a. Dokumen dinamis, adalah dokumen yang masih dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.

Dokumen dinamis dapat pula dibedakan atas :

1). Dokumen aktif adalah dokumen yang masih dipakai secara terus menerus dalam proses penyelesaian pekerjaan.

2). Dokumen semi aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun

3). Dokumen in aktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan

b. Dokumen statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.

5. Ditinjau dari segi penelitian

Dibedakan atas 3 jenis :

a. Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi penelitian langsung dari sumbernya, contoh: paten penelitian, laporan, disertasi, dll

b. Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur primer, contoh : bibliografi, dll

c. Dokumen tertier, adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur sekunder, contoh : buku teks, buku panduan literatur dan bibliografi dari bibliografi.

6. Ditinjau dari segi ruang lingkup dan bentuk fisiknya ..

a. Dokumen literal, adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar, atau direkam . seperti : buku, majalah, Koran, pita kaset, film ,dll . titik berat dokumen literal adalah informasi yang terdapat pada benda. Dokumen literal dibahas secara khusus dalam bidang ilmu perpustakaan .

b. Dokumen corporal , adalah dokumen berwujud benda sejarah. Seperti benda-benda seni dan benda-benda kuno yang meliputi : keris, arca, batu pualam, pakaian adat , mata uang kuno ,dll. Dokumen corporal disimpan dalam museum dan dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman.

c. Dokumen privat, adalah dokumen yang berwujud surat menyurat/arsip. Bidang penyimpanan surat menyurat ini dipelajari dalam bidang ilmu kearsipan .